FAQ Peppol

1

Que dois-je faire si j'ai plusieurs firmes ayant une entité juridique distincte ?

Dans ce cas, vous devez signer un contrat distinct avec Banqup pour chaque firme.
Même si vous gérez plusieurs firmes dans une seule base de données comptable, chacune représentant une entité juridique distincte, un contrat séparé doit être signé pour chacune d’elles.

2

Comment activer l'envoi via Peppol dans Brio ?

Vous pourrez activer l’envoi via Peppol au niveau de vos paramètres courtier et ensuite l’activer pour vos preneurs et contrats.
Au moment de l’envoi de vos factures, Brio vous indiquera combien de factures partiront via Peppol.
Les documents envoyés à votre client comprennent : le fichier électronique structuré, le PDF et un fichier XML supplémentaire.
Si vous disposez de votre propre partenaire Peppol, ces fichiers sont téléchargés sur votre PC afin que vous puissiez les transmettre à votre partenaire.
Si vous avez opté pour notre solution Banqup, les fichiers sont envoyés via l’API de notre partenaire agréé Banqup (solution BilltoBox).
Si un destinataire ne peut pas recevoir la facture via Peppol, Brio vous en informe et vous pouvez renvoyer la facture par un autre canal (e-mail, MyBroker, courrier, etc.).
Cela ne s’applique que si vous avez choisi Banqup.

3

Quel est précisément le coût de la fonctionnalité d'envoi via Peppol ?

Si vous disposez de votre propre partenaire Peppol, vous devez régler cela directement avec ce partenaire.

Si vous choisissez Banqup comme partenaire, les frais d’installation sont de 800 € HTVA. Ensuite, chaque document, entrant ou sortant, sera facturé 0,06 € HTVA.

4

Qu’en est-il des factures Peppol que vous recevez en tant que courtier ?

Si vous êtes connecté à Banqup, vous avez accès à l’application Billtobox.

Grâce à l’intégration avec Billtobox, vous pouvez recevoir automatiquement vos factures électroniques entrantes via le réseau Peppol.
Les factures d’achat, qu’elles soient envoyées ou non via Peppol, sont disponibles directement dans votre espace Billtobox, où vous pouvez les consulter et les gérer facilement.

Actuellement, ces factures doivent être encodées manuellement dans Brio pour leur traitement comptable.
En 2026, Portima veillera à ce qu’elles puissent être importées automatiquement dans Brio, afin de rendre l’ensemble du processus encore plus fluide et intégré.

Ainsi, vous bénéficiez dès à présent d’une vision centralisée et numérique de vos factures entrantes, tout en vous préparant à une intégration complète et automatisée à venir.

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5

Puis-je travailler avec deux fournisseurs externes ?

Oui, c’est possible, à condition qu’aucun des deux ne soit Banqup (ex-UnifiedPost).

Si vous travaillez avec deux fournisseurs externes différents (autres que Banqup), vous pouvez télécharger les fichiers UBL et pdf depuis Brio et les envoyer manuellement à votre fournisseur Peppol.

En revanche, lorsque Banqup est impliqué, l’envoi se fait automatiquement vers leur plateforme via l'API.

6

J’ai plusieurs firmes dans Brio. Puis-je utiliser le même identifiant pour toutes ?

Si les firmes sont des entités juridiques distinctes, chaque société doit disposer de son propre identifiant.
En revanche, si elles appartiennent à la même entité juridique, vous pouvez utiliser le même identifiant Peppol.

7

Mon client me dit qu’il n’a pas reçu le PDF de la facture. Est-ce normal ?

Oui, c’est normal. Dans le réseau Peppol, le PDF n’est pas envoyé comme un fichier séparé. Il est intégré directement dans le fichier UBL (XML) sous forme de pièce jointe encodée en Base64, conformément aux exigences Peppol.
Si votre client ne voit pas le PDF, il doit : extraire la chaîne Base64 du fichier UBL et la décoder pour reconstruire le PDF.

8

J’ai créé une note de crédit, mais le système du client l’affiche comme une facture. Est-ce normal ?

Oui, c’est normal dans Peppol. Il existe deux façons de gérer une note de crédit :

Créer une note de crédit
Envoyer une facture avec un montant négatif

Si votre document contient un montant négatif, Peppol le considère comme une note de crédit valide, même si techniquement il est envoyé comme une facture.

Ce qu’il faut retenir :

Les systèmes qui envoient des factures peuvent utiliser l’une ou l’autre méthode.
Les systèmes qui reçoivent des factures doivent reconnaître les deux.

Votre note de crédit est correcte. Si le client la voit comme une facture, c’est parce que son système interprète le format différemment, mais le résultat est le même : le montant est bien crédité.

9

L’envoi de ma facture a échoué parce que mon client est encore sur Hermes pour recevoir ses factures Peppol. Qu’est-ce que cela veut dire ?

Hermes est un ancien point d’accès Peppol qui n’est plus utilisé. Si votre client est encore enregistré sur Hermes, la transmission échoue automatiquement.

Que doit faire votre client ?

Migrer son point d’accès Peppol d’Hermes vers un nouveau point d’accès.
Contacter son nouveau fournisseur de point d’accès pour confirmer que la migration est terminée.

Tant que cette migration n’est pas effectuée, les envois via Peppol continueront à échouer.

10

Si l’envoi d’une facture via Peppol échoue, est-elle automatiquement envoyée par e-mail au client ?

Oui, mais seulement si vous avez indiqué une adresse e-mail lors de la création de la quittance. Si aucune adresse e-mail n’est renseignée, alors aucun e-mail n’est envoyé.
Pensez donc à toujours vérifier que l’adresse e-mail du client est bien enregistrée.

11

Une facture envoyée via Peppol peut-elle aussi être envoyée par e-mail si la transmission a réussi ?

Non. Si la facture a été transmise avec succès via Peppol, elle est envoyée uniquement par ce réseau.
L’e-mail n’est utilisé que comme solution de secours lorsque l’envoi via Peppol échoue.