Conditions générales spécifiques Phase pilote Brio AI Edition

Preambule

Portima a conçu un logiciel de gestion et de production destiné aux bureaux de courtage en assurances et dénommé Brio (Broker Remote Insurance Office).

Portima développe « Brio Ai Edition », une version étendue de la solution Brio intégrant des fonctionnalités avancées reposant sur les technologies d’intelligence artificielle.

Cette version est conçue comme une offre évolutive, destinée à s’enrichir progressivement de nouvelles fonctionnalités au fil des développements technologiques.

A la date de la signature du présent Bon de commande, Brio AI Edition comprend notamment une fonctionnalité d’analyse intelligente des e-mails permettant d’assister le courtier dans le traitement et la gestion de ses communications.

Le Courtier souhaite utiliser « Brio AI Edition » pour lui-même et pour ses filiales.

Les modalités, caractéristiques et fonctionnalités de Brio AI Edition sont décrites dans la présente convention et les documents de référence.

Moyennant paiement des frais mentionnés dans l’annexe A.2, le Courtier peut utiliser le Brio AI Edition.

Le « Brio AI Edition » est un Service Additionnel de Brio. Les conditions particulières et générales de la convention de licence Brio restent d’application. Les modalités sont cependant modifiées de commun accord comme suit :

Conditions générales

Ajout d’un article 11 bis – Utilisation des modules d’intelligence artificielle

Portima peut intégrer dans l’Application des modules d’intelligence artificielle (« IA »). Ces modules sont destinés à assister le Courtier dans l’exercice de son activité et leur usage doit être limité aux finalités suivantes :

a) Exécuter des tâches procédurales limitées ;
b) Améliorer le résultat d’activités humaines déjà réalisées par le Courtier ;
c) Détecter des modèles ou des écarts dans les prises de décision, sans jamais remplacer ni influencer l’évaluation humaine du Courtier, lequel conserve en toutes circonstances le contrôle et la responsabilité de ses décisions ;
d) Effectuer des tâches préparatoires à des évaluations ou décisions relevant de la seule compétence du Courtier.

L’IA n’a pas pour objectif de remplacer l’activité professionnelle du Courtier, ni de se substituer à son jugement : le Courtier reste seul responsable de l’interprétation et de l’utilisation des résultats fournis par l’IA, et des décisions qu’il prend sur cette base, conscient que ni l’exhaustivité ni l’exactitude des informations fournies par l’IA n’est garantie.

Le Courtier ne peut ni modifier, ni détourner ni paramétrer les modules d’IA intégrés de manière à en étendre l’usage au-delà des finalités prévues ou des limites fixées ci-dessus, notamment en vue de réaliser un profilage ou adopter une décision entièrement automatisée.

L’Annexe A.2 : Prix – Utilisateurs autorisés – Hébergement est complétée comme suit :

Dans le cadre du lancement de « Brio AI Edition », le Courtier bénéficie, à titre exceptionnel, d’un accès gratuit aux fonctionnalités incluses dans cette offre pendant la durée de la phase pilote.

À l’issue de cette phase pilote, dont la date de fin sera communiquée par Portima au Courtier, Portima informera le Courtier des conditions de poursuite du service. L’utilisation de « Brio AI Edition » deviendra alors automatiquement payante selon les conditions tarifaires communiquées, sauf dénonciation par le Courtier dans un délai de [30] jours suivant cette notification.

En l’absence de dénonciation dans ce délai, le Courtier est réputé accepter les nouvelles conditions financières, lesquelles s’appliqueront de plein droit sans nécessité de signature d’un nouveau bon de commande ou d’un avenant.

L’annexe A.8 de la convention Brio, qui prévoit les règles de sous-traitance en matière de protection des données à caractère personnel est complété comme suit :

2. Objet du Traitement	Permettre au courtier d’exploiter, en fonction de ses besoins, les fonctionnalités avancées offertes par l’Application.
Durée du Traitement	La même durée que celle visées au traitement de Stockage des données du Courtier ou fourniture à celui-ci de Services additionnels, tels que visés dans le Bon de commande, en exécution de la Convention Brio (La durée de la Convention Brio, telle que déterminée suivant les dispositions applicables de ladite Convention enrichissements).
Nature et finalité du Traitement	Permettre le fonctionnement général de l’Application selon les besoins et à la demande du Courtier et des utilisateurs, en ce compris : l’échange standardisé de messages entre le Courtier et les compagnies d’assurance, ainsi que, le cas échéant, avec les assurés ; l’accès à des fonctionnalités et modules intégrés permettant de valider, compléter ou enrichir des données, y compris par l’interrogation en temps réel de services ou de bases de données externes ; la mise à disposition de modules d’intelligence artificielle intégrés dans l’Application, considérés comme de simples outils d’assistance, y compris lorsque ces modules reposent, en tout ou en partie, sur des technologies ou services fournis par des tiers ; l’utilisation de services, composants ou infrastructures techniques nécessaires au fonctionnement de ces fonctionnalités, y compris via des fournisseurs tiers ou des environnements distribués ; plus généralement, l’ensemble des opérations techniques nécessaires au bon fonctionnement, à la sécurisation à l’optimisation, à l’évolution et à l’amélioration continu et à l’évolution de l’Application.
Types de Données à caractère personnel	Les mêmes données que celles visées au traitement de Stockage des données du Courtier ou fourniture à celui-ci de Services additionnels, tels que visés dans le Bon de commande, en exécution de la Convention Brio (données d’identification, données financières, données sensibles le cas échéant), limitées aux données strictement nécessaires au fonctionnement de la fonctionnalité, y compris les données générées par l’utilisation de ces fonctionnalités (logs, résultats, métadonnées, suggestions ou enrichissements).
Catégories de Personnes concernées	Les mêmes catégories que celles visées au traitement de Stockage des données du Courtier ou fourniture à celui-ci de Services additionnels, tels que visés dans le Bon de commande, en exécution de la Convention Brio (prospects, clients et fournisseurs du Courtier, parties aux contrats d’assurance ou de crédit, ainsi que les personnes liées aux activités du Courtier).

L’article 6 de l’annexe A8 de la convention Brio est complété par le paragraphe suivant

Par exception, et afin de garantir la continuité, la sécurité et le bon fonctionnement des Services, un accès limité à certaines Données à caractère personnel peut intervenir depuis un Etat situé en dehors de l’EEE, notamment dans le cadre d’opérations de maintenance ou de support, notamment sur l’infrastructure cloud, y compris lorsque celles-ci sont assurées par des équipes techniques situées en dehors de l’EEE ;

L’article 6 de l’annexe A.9 de la convention Brio – « À qui Portima est-elle susceptible de communiquer les Données à caractère personnel des Personnes concernées ? » est complété par la finalité suivante :

Dans le cadre des activités de Portima en lien avec les Services prévus par le Contrat Portima Connect, il peut arriver à Portima de communiquer les Données à caractère personnel des Personnes concernées :

Aux Sous-Traitants. Ces Sous-Traitants peuvent intervenir, selon les besoins, pour l’hébergement, le stockage, la sécurisation ou tout autre traitement nécessaire au bon fonctionnement des Services, y compris pour la mise à disposition de fonctionnalités ou de modules intégrés reposant sur des ressources externes et interrogés en temps réel. Dans ce cas, Portima veille à ce que le Sous-Traitant agisse uniquement sur instruction de Portima et présente des garanties suffisantes quant au respect du RGPD et à la protection des droits des Personnes concernées. Ces sous‑traitants peuvent utiliser des sous-traitants, des outils tiers, y compris des outils d’IA, pour fournir leurs services à Portima.